[做Sec] 香港秘書生存指南


全世界的公司基本上都係二分陣營:老闆 vs 員工

然而,幾乎所有公司都有一個特殊階級:秘書。

 

與其話秘書既不屬老闆,又不屬員工;倒不如說秘書又屬於老闆階級,皆因他們身為老闆的代表或助理,而又同時屬於員工階級,本質上同其他打工仔無異。

有人認為秘書「揸住雞毛當令箭」,在辦公室打橫行,但其實秘書更多時候,係吃力不討好。

究竟,點先可以勝任秘書此一職位? 今次由SJ同大家深度分析。

(呢度強調係講「秘書」而非「公司秘書(Com Sec」,SJ下星期有文講Com Sec,請密切留意)


 

1.Know your place:明白一切「權力」都如浮雲

呢個世界十分現實,你要得到可以差遣人為你效勞的「權力」,最直接而且必須的就係你個個月出糧。老闆的權力的「合法性」完全基於呢份糧:公司賺錢,老闆出糧,員工繼續幫公司賺錢,一個生生不息的週期。即使再有感召力的老闆,假如無糧出,哪怕係跟隨多年的員工一樣散水。好似馬雲咁當年公司無錢賺,但可以反問員工借錢,再出糧俾員工,呢種係萬中無一的例外。

秘書可以差遣其他員工做嘢,其實亦源自或寄生於老闆上述呢種合法性,Nothing more。因此,要做個稱職的秘書,首先要了解自己身處的位置,一切表面所有的權力,其實只係浮雲,切忌誤以為自己可以隻手遮天,左右大局。呢一點,其實任何資深秘書肯定深刻體會到。

 

2. 減少「扮工」(或起碼提升扮工技巧)

香港秘書一個普遍為人詬病的一點,就係「由朝到晚唔係淘寶就係上緊Baby Kingdom,或者圍埋講是非」。

其實,唔止秘書,好多其他職位都會Hea下做下自己嘢,人之常情。但可能因為秘書有時要兼顧Admin相關事務,可能係領正牌上淘寶。

不過點都好,最好避免令同事覺得你成日扮工啦。

 

3. 做協調人角色 要面面俱圓

秘書往往係代表權力階級行事,協助其處理公務大小事項,無論係Book枱食飯定直接協助處理文件,或者係代其通知(或者命令)其他員工要做乜嘢。



同時間,普通員工好多時做任何嘢,都會經過呢位秘書Screen下,然後先會被老闆覆核。

秘書就做咗老闆同普通員工之間的橋樑。有人地方少不免有摩擦,假如有心有能力避免或化解老闆 vs 員工或員工 vs 員工的對立及矛盾,則肯定係一個稱職好秘書的特質,真正Add value。

 

 

4. 做野快手 上心 幫老闆拆解問題

Credit: TVB

呢一點其實任何員工都係適用,亦正如以上所講要Add value。

 

5. 長遠生涯規劃:行邊條路?

係人都知,做「秘書」本身並非長遠前途一片光明。當然,假如你跟了個好老闆,在有發展健康的公司,人工一樣可以升上去。但其實,「秘書」同「個人助理」職責好相似,咁點解個人助理 (例如CEO/董事助理)往往係升職的「Fast Track」而秘書則係十年如一日?

撇除背景及學歷的影響外,其實秘書一樣可以Demonstrate到自身的潛能同價值,長遠亦可以考慮轉職到公司的「盈利部門」(Profit Centre) 工作,而非一世做秘書。

 

6. 做秘書 唔一定要靚 但最緊要醒

Credit: 蘋果日報

當然,人靠衣裝,靚仔靚女係Bonus既,做咩職位都係。

最怕係蠢過隻豬,點極唔明,而且無心裝載,咁就真係無辦法啦。

 

SJ結語

你身邊有秘書朋友嗎?不妨同佢地分享下~!


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