寫email，何時該用Hi、何時該用Dear開頭？

學生反應自己的語感不好，寫email常陷入兩難，擔心自己的email寫得不夠正式，老闆或客戶會覺得他不專業；有時又怕太正式，感覺和同事距離很遠，不該見外的事顯得見外。

其實正式和非正式比語感來得單純，在慢慢培養語感之前，先抓到幾個關鍵，搭配這裡幫同學整理的對照表，一點都不需要擔心太正式或不夠正式的問題：

一、用字「難」還是「簡單」？

來看這兩句話：
I have to apologize that……（我必須道歉的是……）

Sorry that……（遺憾的是……）

不難判斷第一句比較正式。判斷正式和非正式的第一個準則就是你選了簡單的字還是難的字。apologize難，比較正式，sorry簡單，就不那麼正式。比較以這些字，不難判斷哪種用法正式：

 

二、動詞用了「片語」還是「單字」

別人問你同不同意一件事，你要想一想，可能會這樣回答：

Give me time to consider.

I’ll think about it.

比起來第一句就更正式。片語think about相較於單字consider更口語。正式語言多用單字，非正式用片語。來看更多的例子：

 

三、是不是用很多簡寫？

要人儘快回覆，正式語言會不怕麻煩用as soon as possible，但非正式會直接用ASAP，熟人之間的溝通會用很多像BTW（by the way），FYI（for your information）、Plz （Please）、THX（thanks）之類的表達。

四、正式句子長，非正式句子短：

正式：Could you please let me know if you are available for a meeting on 12th April？（可以的話請讓我知道4/12的會議你是否方便出席？）

非正式：Can you get back to me asap?（你能盡快回覆我嗎？）

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五、一表搞定

 

記下了嗎？

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SJ 結語

對外正式，對內chill 啲就得啦

善用英文字可以拉近人與人的距離！

 

原文轉載至 商業周刊，作者世界公民文化中心  《寫email，何時該用Hi、何時該用Dear開頭？》

 

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